[1]公務事由：本校同意或核定之活動及行程、交流活動與業務關聯性。非公務事由：旅遊觀光、探訪親友、參與活動等。

[2]特定身分人員：港澳官方人士；港澳民意代表；擔任大陸地區黨務、軍事、行政或政治性機關(構)、團體之職務或為其成員者、或任職於中共駐港澳行政、軍事、黨務等其他公務機構者；海峽兩岸關係協會駐港澳人員。

[3]登錄完成後，系統將自動發送「登錄完成通知信」，請點選通知信內的「資料檢視」，將登錄結果(範例如附表1)上傳至差勤系統。

[4]因公通報表：行政院及所屬各機關公務人員因公赴香港澳門通報表(附表2)。

[5]非因公通報表：行政院及所屬各機關(構)人員非因公務事由赴香港或澳門通報表(附表3)。

[6]會見通報表：行政院及所屬各機關(構)人員赴香港或澳門會見或聯繫特定身分人員通報表(附表4)。如有臨時會見或聯繫未經事前通報之特定身分人員，應於返臺後1週內，主動填具會見通報表通報人事室，由人事室函報陸委會。

[7]本校兼任編制內行政職務之教師，屬簡任12職等以上者包含：校長、副校長、主任秘書、教務長、學務長、總務長、研發長、全球長、校資長、圖書館館長、計通中心主任、師培中心主任、藝文總中心主任、院長、系所主管。